Datenschutzerklärung für die App ZEITMA

1. Verantwortlicher

Clean Service Muskalla GmbH Wimmer an der Alz 10 84556 Kastl Deutschland

Telefon: 08671 85979 E-Mail: info@cleanao.de

Vertreten durch die Geschäftsführer Adam-Josef Muskalla und Roman Wagner.

2. Worum es geht

Diese Datenschutzerklärung gilt für die App „ZEITMA“ (iPhone und Android) und die dazugehörige Verwaltungsoberfläche unter verwaltung.zeitma.de. ZEITMA dient der Arbeitszeiterfassung und Organisation in der Gebäudereinigung. Die App wird von unseren Beschäftigten genutzt; ein Benutzerkonto wird ausschließlich vom Arbeitgeber angelegt.

Für unsere Website gilt eine eigene Datenschutzerklärung.

3. Welche Daten wir verarbeiten und wofür

• Konto- und Profildaten: Vor- und Nachname, Geburtsname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Rolle (z. B. Mitarbeiter, Objektleitung, Verwaltung), Gruppenzugehörigkeit und – freiwillig – ein Profilfoto. Zweck: Anmeldung, Zuordnung der Arbeitszeiten, Kommunikation im Arbeitsverhältnis.
• Arbeitszeiten: Beginn und Ende von Einsätzen, Pausen, das Objekt, die Art des Stempels (QR-Code, NFC oder GPS), Korrekturanträge sowie ein Protokoll aller Änderungen. Zweck: gesetzliche Arbeitszeiterfassung, Lohnabrechnung, Nachweis gegenüber Behörden und Kunden.
• Standort: Der Standort wird ausschließlich im Moment des Stempelns einmalig abgefragt, um zu prüfen, ob der Stempel am Objekt erfolgt ist. Es gibt keine Ortung im Hintergrund, während der Arbeit, in Pausen oder in der Freizeit. Weicht der Standort deutlich vom Objekt ab, wird die Buchung zur Prüfung markiert. Für einzelne Objekte kann die Standorterfassung ganz abgeschaltet sein.
• Kamera und Fotos: Die Kamera wird zum Scannen des QR-Codes am Objekt genutzt; dabei wird kein Bild gespeichert. Gespeichert werden nur Fotos, die Sie selbst aufnehmen oder auswählen – etwa Arbeitsfotos, Schadensmeldungen, Fotos in Qualitätskontrollen und Ihr Profilfoto.
• NFC: Beim Stempeln per NFC liest die App nur die Kennung des ZEITMA-Aufklebers am Objekt.
• Unterschriften: Bei Unterweisungen sowie bei der Übergabe und Rückgabe von Schlüsseln wird Ihre Unterschrift als Bild gespeichert und in Nachweisen (PDF) verwendet.
• Abwesenheiten: Urlaub und Krankmeldungen mit Zeitraum und Status. Eine Diagnose wird nicht erfasst.
• Weitere Arbeitsdaten: Dienstplan, Nachrichten von der Verwaltung und Chats mit Kollegen, Produktbestellungen, Checklisten, Objektakten, Nachreinigungsaufträge, Schlüsselverwaltung, Unterweisungen mit Antworten auf Wissensfragen sowie Dokumente, die Ihnen bereitgestellt werden.
• Gerätefunktionen: Das Entsperren mit Face ID oder Fingerabdruck prüft ausschließlich Ihr Gerät; ZEITMA erhält keine biometrischen Daten. Ohne Empfang werden Stempel kurzzeitig auf dem Gerät gespeichert und automatisch übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Wir verwenden in der App keine Werbung, kein Tracking und keine Analyse-Tools. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling statt.

4. Rechtsgrundlagen

• Durchführung des Arbeitsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b und Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG).
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere zur Arbeitszeitaufzeichnung (z. B. § 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG), zum Arbeitsschutz (§ 12 ArbSchG) sowie handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Berechtigtes Interesse an der Prüfung, dass Arbeitszeiten am richtigen Objekt erfasst werden, und am Schutz anvertrauter Kundenschlüssel (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Krankmeldungen (Daten über Arbeitsunfähigkeit): Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG.
• Freiwillige Angaben wie das Profilfoto: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können, indem Sie das Foto in der App entfernen.

5. Wer die Daten erhält

Innerhalb des Unternehmens sehen nur die Personen Ihre Daten, die sie für ihre Aufgabe brauchen – etwa die Verwaltung und die zuständige Objektleitung. Für die Lohnabrechnung können Arbeitszeiten an unser Lohnbüro bzw. unseren Steuerberater übermittelt werden.

Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein (Art. 28 DSGVO):

• Supabase Inc. – Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher. Die Daten werden in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (EU) gespeichert.
• Vercel Inc. – Bereitstellung der Verwaltungsoberfläche verwaltung.zeitma.de. Dabei kann eine Verarbeitung in den USA stattfinden; sie erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von EU-Standardvertragsklauseln.

Die App wird über den Apple App Store und Google Play bereitgestellt. Für das Herunterladen gelten die Datenschutzbestimmungen von Apple bzw. Google. Auf Android nutzt der QR-Code-Scanner einen Dienst der Google Play-Dienste, der das Kamerabild auf dem Gerät auswertet.

6. Wie lange wir Daten speichern

• Arbeitszeitaufzeichnungen: mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG); soweit sie für die Lohnabrechnung relevant sind, bis zu zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Unterweisungs- und Schlüsselnachweise: für die Dauer des Arbeitsverhältnisses und darüber hinaus, solange sie als Nachweis benötigt werden.
• Chats, Fotos und sonstige Arbeitsdaten: solange sie für die Arbeit oder als Nachweis erforderlich sind.
• Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses wird das Benutzerkonto gesperrt; Daten werden gelöscht, sobald keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr besteht.

7. Konto und Daten löschen

Ihr ZEITMA-Konto wird vom Arbeitgeber verwaltet. Um die Löschung Ihres Kontos und Ihrer Daten zu beantragen, schreiben Sie eine E-Mail an info@cleanao.de mit dem Betreff „ZEITMA – Konto löschen“ und Ihrem Namen. Wir löschen das Konto und alle Daten, die keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen (siehe Abschnitt 6), und bestätigen Ihnen die Löschung.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an info@cleanao.de.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

9. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angaben zur Arbeitszeit sind für das Arbeitsverhältnis erforderlich und gesetzlich vorgeschrieben. Ohne Standortfreigabe können Sie weiterhin stempeln; die Buchung wird dann jedoch zur Prüfung markiert. Das Profilfoto ist freiwillig.

10. Sicherheit

Alle Verbindungen zwischen App, Verwaltung und Server sind verschlüsselt (TLS). Zugriffsrechte sind nach Rollen getrennt; jede Firma sieht nur ihre eigenen Daten.